ЕФС-1 при приёме на работу: сроки и штрафы в 2026 году

ЕФС-1 — единая форма сведений для Социального фонда. Самые жёсткие сроки в ней — по кадровым событиям: приём, увольнение, перевод. Пропустить их легко, особенно в небольшой компании без кадровика, а штраф считается за каждого человека. Разбираем, что и когда сдавать.

Сроки по кадровым событиям

• Приём на работу — не позднее следующего рабочего дня после издания приказа или заключения трудового договора.
• Увольнение — не позднее следующего рабочего дня после приказа об увольнении.
• Перевод, переименование должности, присвоение квалификации — до 25-го числа месяца, следующего за месяцем события.
• Договор ГПХ — не позднее следующего рабочего дня после заключения и после прекращения договора.

Всё это сдаётся в подразделе 1.1 формы ЕФС-1. Годовые сведения о стаже и отчётность по взносам на травматизм — другие подразделы со своими сроками.

Типичные ситуации

Сотрудник вышел в пятницу, приказ подписан в пятницу. Срок сдачи — понедельник. Если в понедельник праздник, срок переносится на следующий рабочий день.

Приняли и уволили в один день. Сдаются обе записи — можно в одном отчёте.

Директор — единственный участник без трудового договора. Если трудовой договор с ним не заключён, сведения о приёме не подаются. Но в годовых сведениях о стаже и в отчётности по взносам он всё равно отражается.

Совместитель. Сведения подаются так же, как по основному сотруднику, с признаком работы по совместительству.

Штрафы

• За опоздание или неподачу — 500 ₽ за каждого сотрудника, по которому не сдали сведения.
• За недостоверные сведения — тоже 500 ₽ за человека.
• Если отчёт не принят из-за критической ошибки, он считается несданным. Если в нём были сведения о нескольких людях, штраф посчитают по всем.
• Должностное лицо могут дополнительно оштрафовать по КоАП.

Если ошибку нашли вы сами и исправили до того, как её обнаружил фонд, штрафа за недостоверность не будет. Поэтому уведомления об ошибках из фонда нужно исправлять в течение пяти рабочих дней.

Как не пропускать сроки

Самая частая причина штрафов — разрыв между тем, кто принимает людей, и тем, кто сдаёт отчёты. Руководитель подписал приказ и забыл сообщить бухгалтеру. Решение простое: правило «приказ о приёме — в тот же день бухгалтеру» и отчёт в день получения приказа, а не на следующий.

Как у нас

Кадровый учёт и ЕФС-1 входят в обслуживание. Вы присылаете данные нового сотрудника — мы готовим договор и приказ и сдаём сведения в срок. Обслуживание ООО — от 8 000 ₽ в месяц, тарифы открыты.

Читайте также

• Ведение кадрового учёта
• 6-НДФЛ: сроки сдачи
• Страховые взносы на УСН в 2026 году
• ИП нанимает первого работника
• Приём на работу иностранного гражданина: уведомление МВД и сроки

Обсудить задачу

Опишите ситуацию в форме — свяжемся и ответим на вопросы. Экспресс-аудит текущего состояния учёта бесплатный и ни к чему не обязывает.