Переход на бухгалтерский аутсорсинг: как передать дела

Решение принято, подрядчик выбран — дальше начинается самое рискованное. Передача дел от штатного бухгалтера или от предыдущей компании проходит в срок, когда отчётность сдавать всё равно надо, а ответственность формально уже размыта между двумя сторонами. Ниже — как пройти этот этап без потерь.

Когда переходить

Удобнее всего — с начала квартала или с начала года: закрытый период не приходится делить между исполнителями. Но ждать подходящей даты стоит не всегда. Если текущий бухгалтер уже уволился или в учёте обнаружились проблемы, каждый месяц ожидания добавляет работы по восстановлению.

Худший вариант — переход за неделю до срока сдачи отчётности. Новый исполнитель физически не успеет проверить то, что подписывает.

Что подготовить до передачи

• Учредительные документы, выписка из ЕГРЮЛ, уведомление о применяемом режиме налогообложения
• Базу 1С или доступ к учётной системе, где ведётся учёт
• Сданную отчётность за последние периоды с отметками о приёме
• Акты сверки с налоговой по расчётам
• Первичные документы: договоры, накладные, счета-фактуры, акты
• Кадровые документы и данные по расчёту заработной платы
• Электронную подпись и доступы к личным кабинетам ФНС и фондов
• Банковские выписки за период, который ещё не закрыт

Как проходит приём дел

1. Инвентаризация. Смотрим, что есть фактически, а не что должно быть. На этом шаге обычно и выясняется реальное состояние учёта.
2. Сверка с налоговой. Запрашиваем справку о состоянии расчётов. Она показывает недоимки и переплаты, о которых в компании часто не знают.
3. Акт приёма-передачи. Фиксируем письменно, какие документы и за какой период переданы. Это защищает обе стороны: до даты акта отвечает прежний исполнитель, после — новый.
4. Регламент. Договариваемся, кто, что и в какой срок передаёт в дальнейшем, в каком виде и кому.
5. Первое закрытие. Первый отчётный период проходим с повышенным вниманием — именно в нём всплывают расхождения.

Что чаще всего обнаруживается

Незакрытые авансы и «зависшие» контрагенты, расхождение остатков по складу с учётом, неподанные уточнёнки, не отражённые в учёте требования налоговой, отсутствие первички по части операций. Ничего катастрофического в этом нет — важно увидеть это на входе, а не через полгода при проверке.

Если объём расхождений большой, сначала делается восстановление учёта, и только потом начинается обычное сопровождение.

Кто отвечает за ошибки прежнего бухгалтера

Новый исполнитель отвечает за свой период — с даты акта приёма-передачи. За прошлые периоды ответственность остаётся за компанией: перед налоговой отвечает налогоплательщик, а не тот, кто вёл учёт. Поэтому акт с датой и перечнем — не формальность, а единственный документ, который разграничивает зоны.

Сколько это занимает

При нормальном состоянии учёта — от нескольких дней до двух недель. При восстановлении срок зависит от глубины проблем и объёма документов. Оценку даём после бесплатного экспресс-аудита: смотрим, что сдано, что нет и есть ли расхождения.

Частые вопросы

Нужно ли сообщать в налоговую о смене бухгалтера? Нет. Уведомлять нужно только при смене лица, имеющего право подписи, и при выпуске новой электронной подписи.

Можно ли перейти в середине квартала? Можно. Просто период придётся закрывать по документам двух исполнителей, и акт приёма-передачи становится особенно важен.

А если прежний бухгалтер не отдаёт базу? База и документы — собственность компании, а не бухгалтера. На практике вопрос решается письменным запросом от руководителя.

Обсудить переход

Расскажите, в каком состоянии учёт и когда планируете переход — посмотрим документы и скажем, что нужно сделать в первую очередь. Экспресс-аудит бесплатный. Тарифы, связаться с нами.

Читайте также

• Договор на бухгалтерские услуги: на что смотреть
• Аутсорсинг бухгалтерских услуг для ООО: как это устроено — что передаётся, что в договоре, как контролировать.
• Восстановление бухгалтерского учёта
• Стоимость бухгалтерского сопровождения ООО

Обсудить задачу

Опишите ситуацию в форме — свяжемся и ответим на вопросы. Экспресс-аудит текущего состояния учёта бесплатный и ни к чему не обязывает.