Удалённый работник: как оформить и какие налоги платить
Удалённые сотрудники стали нормой: бухгалтер в другом городе, менеджер, который приезжает в офис раз в неделю, разработчик, уехавший к морю. Трудовой кодекс разрешает дистанционную работу, но требует оформить её особым образом. Разбираем, что важно знать работодателю.
Три формата
- Постоянно удалённый — работник всё время работает вне офиса.
- Временно удалённый — до шести месяцев, например на время ремонта офиса или по семейным причинам.
- Комбинированный — часть дней в офисе, часть дома.
Формат и порядок взаимодействия прописываются в трудовом договоре или дополнительном соглашении: как ставятся задачи, как отчитывается работник, в какое время он должен быть на связи.
Документы
Договор можно заключить в электронном виде с электронными подписями сторон. Работодатель обязан обеспечить оборудование или компенсировать расходы на свою технику и связь работника — размер компенсации лучше закрепить в договоре. Отпуска, больничные и гарантии — такие же, как у офисных сотрудников.
Налоги
НДФЛ и страховые взносы — как с обычной зарплаты. Компенсация за использование личного компьютера и интернета в пределах, установленных договором и подтверждённых расчётом, НДФЛ не облагается.
Если работник за границей
Выплаты по трудовому договору с российской компанией считаются доходом из источников в России, даже если работник живёт за рубежом. Поэтому компания удерживает НДФЛ по ставкам 13 и 15 % — независимо от того, остался ли он налоговым резидентом. Но Минтруд считает, что Трудовой кодекс не действует за пределами России, и рекомендует для таких случаев договор ГПХ. Ситуацию стоит разобрать с бухгалтером до того, как работник уедет.
Частые ошибки
- Работник фактически удалённый, а в договоре этого нет — спор о компенсации расходов и рабочем времени.
- Нет порядка связи и отчётности — трудно доказать нарушение дисциплины.
- Работник уехал за границу, а компания узнала об этом через год.
Как у нас
Готовим трудовые договоры и соглашения для удалённых сотрудников, настраиваем кадровый электронный документооборот, считаем зарплату и налоги, в том числе для работников за рубежом. Обслуживание ООО — от 8 000 ₽ в месяц.
Читайте также
- ГПХ или трудовой договор
- Переход на ЭДО
- ЕФС-1 при приёме на работу
- Компенсация за личный автомобиль сотрудника: НДФЛ, взносы, расходы
Обсудить задачу
Опишите ситуацию в форме — свяжемся и ответим на вопросы. Экспресс-аудит текущего состояния учёта бесплатный и ни к чему не обязывает.
