Компенсация за личный автомобиль сотрудника: НДФЛ, взносы, расходы

Курьеры, менеджеры по продажам, выездные специалисты часто ездят по работе на своих машинах. Компания вправе компенсировать им это — и при правильном оформлении такая выплата не облагается ни НДФЛ, ни взносами. Разбираем, что нужно сделать.

Как оформить

• Соглашение с сотрудником — дополнительное соглашение к трудовому договору или приказ: размер компенсации и порядок расчёта.
• Документы на машину — копия СТС. Машина может принадлежать сотруднику или использоваться им по доверенности.
• Подтверждение служебных поездок — путевые листы, маршруты или отчёты о поездках.
• Расходы — чеки на топливо, если компенсация включает их возмещение.

Компенсация выплачивается только за время, когда машина использовалась для работы. За время отпуска или больничного — нет.

НДФЛ и страховые взносы

Компенсация в размере, установленном соглашением с сотрудником и подтверждённом документами об использовании машины в служебных целях, не облагается НДФЛ и страховыми взносами. Если документов нет или компенсация явно не связана с поездками — это обычный доход с НДФЛ и взносами.

Налог на прибыль и УСН

В расходах компенсацию можно учесть только в пределах норм, которые с 25 мая 2026 года закреплены прямо в Налоговом кодексе:

• 2 400 ₽ в месяц — для легковых машин с объёмом двигателя до 2 000 куб. см;
• 3 000 ₽ в месяц — свыше 2 000 куб. см;
• 1 200 ₽ в месяц — для мотоциклов.

Превышение компания может выплатить, но в расходы для налога на прибыль и УСН «доходы минус расходы» оно не войдёт.

Компенсация или аренда

Альтернатива — договор аренды машины у сотрудника. Тогда арендная плата облагается НДФЛ, но не взносами, а расходы на топливо и ремонт компания может нести сама. Это выгоднее, если машина используется много и нормы компенсации явно малы.

Как у нас

Помогаем выбрать между компенсацией и арендой, готовим соглашения и формы отчётов о поездках, считаем налоги. Обслуживание ООО — от 8 000 ₽ в месяц.

Читайте также

• Суточные при командировке в 2026 году
• Авансовый отчёт
• Страховые взносы на УСН в 2026 году
• Аренда квартиры для сотрудника

Обсудить задачу

Опишите ситуацию в форме — свяжемся и ответим на вопросы. Экспресс-аудит текущего состояния учёта бесплатный и ни к чему не обязывает.