Смена бухгалтера: как передать дела и что забрать обязательно

Закон не обязывает оформлять передачу дел при смене бухгалтера — и именно поэтому она чаще всего не оформляется никак. Человек уходит, а через месяц выясняется, что базу никто не выгрузил, электронная подпись оформлена на него, а пароль от сервиса отчётности не знает никто.

Что забрать обязательно

• Выгрузку учётной базы в рабочем формате, а не скриншоты и не печатные отчёты. Проверьте, что файл открывается, до того как человек ушёл.
• Доступ к личному кабинету налогоплательщика и к кабинетам фондов.
• Электронную подпись и сведения о ней. Если подпись оформлена на уходящего сотрудника, её нужно отзывать и выпускать новую.
• Доступы к сервису сдачи отчётности и к оператору электронного документооборота.
• Сданную отчётность за последние периоды с подтверждениями приёма.
• Акты сверки с основными контрагентами и справку о состоянии расчётов с бюджетом.
• Первичные документы по описи — бумажные и электронные.
• Пояснения по незакрытым вопросам: что осталось несданным, по каким операциям есть неясность, какие требования в работе.

Как оформить

Актом приёма-передачи с описью. В нём фиксируется, что именно передано, за какие периоды и в каком состоянии. Отдельной строкой — обнаруженные расхождения: акт не обязан быть благостным, он обязан быть правдивым. Этот документ потом единственный показывает, где заканчивается зона ответственности одного и начинается зона другого.

Полезно провести инвентаризацию расчётов на дату передачи — так фиксируется точка отсчёта.

Если отдавать отказываются

Ситуация нередкая, особенно при конфликтном уходе. Первое: база, документы и доступы принадлежат компании, а не бухгалтеру, — это ваше имущество и ваша информация. Второе: не тяните. Чем дольше пауза, тем труднее восстановить картину. Электронную подпись, оформленную на уходящего, отзывайте сразу, не дожидаясь разрешения спора.

Первое, что сделать после прихода нового

Не принимать состояние учёта на веру. Проверить, что отчётность сдана и принята, что периоды закрыты, что остатки сходятся, что нет незакрытых требований. Эта проверка занимает несколько дней и окупается сразу: если проблемы есть, лучше узнать о них в первую неделю, а не в конце квартала.

Как это делаем мы

Приём компании начинается с бесплатного экспресс-аудита: смотрим, что сдано, есть ли расхождения и незакрытые периоды. По итогам вы видите реальное состояние дел и точную стоимость обслуживания — от 8 000 ₽ в месяц. Если учёт запущен, сначала потребуется восстановление.

Читайте также

• Бухгалтер уволился, учёт запущен: с чего начинать
• Договор на бухгалтерские услуги
• Как передаются документы и где они хранятся
• Приходящий бухгалтер: кто это и чем отличается от аутсорсинга
• Срок хранения первичных документов: бухгалтерия, налоги, кадры

Обсудить задачу

Опишите ситуацию в форме — свяжемся и ответим на вопросы. Экспресс-аудит текущего состояния учёта бесплатный и ни к чему не обязывает.