Срок хранения первичных документов: бухгалтерия, налоги, кадры
Первичные документы — договоры, акты, накладные, счета-фактуры, платёжки — подтверждают каждую цифру в учёте. Выбросить их раньше срока — значит остаться без защиты при проверке. Разбираем, сколько и что хранить.
Основные сроки
- Бухгалтерский учёт — первичные документы, регистры и отчётность хранятся не менее 5 лет после отчётного года.
- Налоговый учёт — документы для расчёта налогов — 5 лет.
- Документы по основным средствам — весь срок использования плюс 5 лет после списания или продажи.
- Документы по убыткам — весь период, пока убыток переносится на будущее и уменьшает налог.
- Учётная политика — не менее 5 лет после года, когда она применялась последний раз.
Кадровые документы
Личные дела, приказы о приёме и увольнении, лицевые счета по зарплате, документы о стаже хранятся дольше:
- 50 лет — для документов, созданных после 2003 года;
- 75 лет — для документов, созданных до 2003 года.
Табели, графики отпусков, документы по командировкам — 5 лет.
Электронный вид
Документы, подписанные электронной подписью, хранятся в электронном виде — у оператора ЭДО или в собственном архиве. Бумажные документы можно сканировать, но оригиналы всё равно нужно хранить: сканы налоговая и суд могут не принять.
При ликвидации и смене бухгалтера
При ликвидации документы со сроком хранения больше 5 лет — прежде всего кадровые — передаются в государственный или муниципальный архив. При смене бухгалтера или директора передача документов оформляется актом — это защищает обе стороны.
Чем грозит утрата
Отсутствие первичных документов — грубое нарушение правил учёта: штраф для организации от 10 000 ₽, для должностных лиц — по КоАП. Хуже другое: расходы без документов налоговая не признаёт, а при банкротстве отсутствие документов делает директора ответственным по долгам компании.
Как у нас
Храним электронные документы клиентов в учётной базе и у оператора ЭДО, организуем архив бумажной первички и при смене бухгалтера передаём документы по акту. Обслуживание ООО — от 8 000 ₽ в месяц.
Читайте также
Обсудить задачу
Опишите ситуацию в форме — свяжемся и ответим на вопросы. Экспресс-аудит текущего состояния учёта бесплатный и ни к чему не обязывает.
