С 1 сентября 2026 года ЭТрН обязательны: что нужно проверить компаниям

С 1 сентября 2026 года электронные транспортные накладные (ЭТрН) стали обязательными для большинства грузоперевозок. Новые правила затрагивают грузоотправителей, перевозчиков, грузополучателей и экспедиторов.

Кто участвует в перевозке

Перед началом работы с ЭТрН компаниям необходимо определить участников каждой конкретной перевозки. Если доставка разбита на несколько самостоятельных этапов и на каждом из них работает отдельный перевозчик, для одной поставки может потребоваться оформление нескольких электронных транспортных накладных.

Техническая готовность и оператор ЭДО

Отдельное внимание следует уделить технической готовности. Оператор ЭДО должен обеспечивать обмен электронными перевозочными документами через государственную информационную систему электронных перевозочных документов — ИС ЭПД. Также необходимо проверить возможность роуминга с операторами ЭДО контрагентов.

Полномочия и электронные подписи

Сотрудники, которые оформляют и подписывают ЭТрН, должны иметь необходимые полномочия и электронные подписи. В соответствующих случаях потребуется машиночитаемая доверенность — МЧД.

Учётная система и 1С

Необходимо проверить и учетную систему компании: 1С или другое используемое программное обеспечение должно поддерживать создание, получение и обработку электронных транспортных накладных.

Когда остаются бумажные накладные

Бумажные транспортные документы после 1 сентября 2026 года применяются только в отдельных случаях, прямо предусмотренных законодательством, в том числе при официально зафиксированных технических сбоях.

Что проверить компании перед работой с ЭТрН:

* определить грузоотправителя, перевозчика, экспедитора и грузополучателя по каждой схеме перевозки;
* проверить договоры с перевозчиками и экспедиторами;
* убедиться, что оператор ЭДО поддерживает работу с ИС ЭПД;
* проверить роуминг с операторами контрагентов;
* определить сотрудников, ответственных за создание и подписание ЭТрН;
* оформить необходимые электронные подписи и МЧД;
* проверить настройки 1С или другой учетной системы;
* провести тестовое оформление ЭТрН до первой реальной отгрузки.

Главная задача бизнеса — проверить не только техническую возможность отправки ЭТрН, но и весь внутренний процесс: кто формирует документ, кто предоставляет сведения о грузе, кто подписывает транспортную накладную и на каком этапе информация передается следующему участнику перевозки.

Переходный период: штрафов пока нет

Обязанность действует с 1 сентября 2026 года, но до 1 марта 2027 года установлен переходный период — за работу без ЭТрН не штрафуют. Это время на настройку обмена, а не повод откладывать: после марта оформить перевозку на бумаге будет нельзя.

Минтранс отдельно определил восемь исключительных случаев, когда транспортную накладную допускается оформлять на бумаге и после 1 сентября. Если ваши перевозки под них не подпадают, готовиться нужно сейчас.

Что проверить бухгалтерии

• подключён ли оператор ЭДО и настроен ли роуминг с операторами ваших перевозчиков и контрагентов;
• у кого из сотрудников есть электронная подпись и кто именно подписывает накладные и заказы-заявки;
• как электронные накладные попадают в учётную систему и кто сверяет их с реализацией;
• где и как хранятся ЭТрН — срок хранения тот же, что у бумажных первичных документов, пять лет;
• переписаны ли под электронный обмен договоры с перевозчиками и экспедиторами.

Почему это вопрос не только логистики

Транспортная накладная — первичный документ, подтверждающий расход на перевозку и реальность поставки. Если её нет или она оформлена с нарушениями, инспекция снимает расход и вычет по НДС. Перевод на электронный формат меняет не смысл, а порядок получения и хранения — и именно здесь возникают пробелы в первые месяцы.

Если вы возите товар из-за рубежа, к этому добавляется валютный контроль и таможенный НДС.

Обсудить задачу

Опишите ситуацию в форме — свяжемся и ответим на вопросы. Экспресс-аудит текущего состояния учёта бесплатный и ни к чему не обязывает.