Сколько хранить документы по ВЭД: сроки и комплектность
Налоговая запросила документы по поставке трёхлетней давности, а брокер сменился, почта переехала, папка с инвойсами затерялась. Восстановить комплект по ВЭД задним числом почти невозможно — в отличие от внутренних операций, тут документы приходят от иностранного поставщика и перевозчика.
Сколько хранить
- Налоговые документы — не менее 5 лет. Срок отсчитывается после отчётного периода, в котором документ использовался в последний раз для расчёта налога.
- Бухгалтерские документы и регистры — не менее 5 лет после отчётного года.
- Документы по валютному контролю — не менее 3 лет с даты завершения операции, но на практике держат столько же, сколько налоговые.
- Документы по основным средствам — весь срок использования плюс 5 лет после списания. Для импортного оборудования это может быть 12–15 лет.
- Кадровые документы — до 50 лет по личному составу.
Если по операции заявлен убыток, переносимый на будущее, документы хранятся весь период переноса плюс установленный срок после — то есть заметно дольше пяти лет.
Что именно хранить по импортной поставке
Комплект на каждую партию: контракт со спецификациями и допсоглашениями, инвойс, упаковочный лист, транспортные документы, декларация на товары, платёжные документы об уплате таможенных платежей, платёжки поставщику, справки о подтверждающих документах в банк, сертификаты и декларации соответствия, акты приёмки и претензии, если они были.
Ключевое требование — комплектность по каждой поставке отдельно. Разрозненные документы, сложенные по типам, при проверке приходится сопоставлять вручную, и часть связей теряется.
Электронные документы
Документы в электронном виде с квалифицированной подписью хранятся наравне с бумажными. Но есть нюанс: должна сохраняться возможность их прочитать и проверить подпись через годы. Просто папка со сканами на диске этому требованию не отвечает — скан не равен электронному документу.
Практический подход: оригиналы в системе ЭДО, плюс архивная копия в структурированном виде по поставкам, плюс резервная копия вне офиса.
Что делает бухгалтер
- формирует архив по каждой поставке сразу, а не по итогам года;
- следит за сроками хранения и не уничтожает документы досрочно;
- обеспечивает читаемость электронных документов на весь срок хранения;
- при смене брокера или логиста забирает копии всех документов до расторжения договора.
Частые вопросы
Можно ли хранить только сканы?
Скан бумажного документа — копия, а не оригинал. Если оригинал уничтожен, доказательная сила снижается. Бумажные оригиналы по внешнеторговым сделкам стоит сохранять.
Что будет, если документы утрачены?
Непредставление по требованию — штраф за каждый документ, а по НДС это ещё и снятие вычета. Утрату нужно оформить актом и предпринять меры к восстановлению.
Нужен ли перевод китайских документов?
Для проверки — да, налоговая вправе запросить перевод на русский язык. Разумно делать его сразу, а не искать переводчика по требованию.
Данные актуальны на сентябрь 2026 года. Ставки, лимиты и перечни периодически меняются — перед применением сверяйтесь с действующей редакцией документа.
Читайте также
Обсудить задачу
Опишите ситуацию в форме — свяжемся и ответим на вопросы. Экспресс-аудит текущего состояния учёта бесплатный и ни к чему не обязывает.
